Makalah Analisa Jabatan

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.            Latar Belakang

Manajemen merupakan ilmu dan seni untuk mempengaruhi orang lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Salah satu pengertian yang terkandung didalamnya adalah Manajemen sebagai suatu proses, yakni bagaimana seni untuk menggerakkan orang lain agar mau bekerja dan termotivasi. Orang-orang yang digerkkan ini harus memiliki posisi atau jabatan yang jelas. Melalui fungsi manajemen sumber daya Manusia dalam sistem perekrutan jabatan terhadap suatu pekerjaan bisa digambarkan.

Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan sangatlah diperlukan, antara lain untuk keperluan Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja, Menentukan besarnya upah, Merancang jalur karir pekerja/pegawai, Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil, Merancang program pendidikan dan pelatihan yang efektif. Selain memberikan manfaat bagi organisasi, analisa jabatan juga bermanfaat bagi pegawai untuk mencapai tujuan-tujuan pribadinya. Dengan ditempatkan pada jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang ia miliki, berarti para pegawai tersebut telah diberikan kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin.

Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur, yaitu :

a)      Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut

b)      Apa wewenang dan tanggung jawabnya

c)      Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan

d)     Bagaimana cara melakukannya

e)      Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya . Besarnya upah dan lamanya jam bekerja

f)       Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan

g)      Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut

Melakukan penelitian terhadap suatu jabatan pada perusahaan untuk melihat bagaimana implementasi terhadap teori-teori mengenai analisa jabatan merupakan media utama sebagai wadah pembelajaran.oleh sebab itu melalaui media ini kemudian dilakukan penelitian tentang analisa jabatan di Perusahaan Koperasi Syari’ah yang bernama “Koperasi Syari’ah BMT Al-Iqtishady .”

1.2.            Tujuan penulisan

Dalam melakukan penelitian beberapa teori harus dikumpulkan sebagai bahan rujukan untuk melihat seberapa besar implementasi teori terhadap aktivitas di lapangan. Setelah mendapatkan bahan referensi dan melakukan penelitian kemudian mengumpulkan data yang diperoleh maka hal yang harus dilakukan setelah itu adalah penyusunan penulisan. Oleh sebab itu melalui makalah ini penulisan dan pelaporan terhadap hasil penelitian yang dilakukan merupakan suatu kemestian yang dilakukan.

Selain itu, tujuan penelitian ini adalah untuk melihat sejauh mana kapasitas implementasi teori yang didapatkan di bangku perkuliahan terhadap kenyataan di lapangan yaitu bagaimana job deskription (deskripsi pekerjaan) suatu jabatan pada perusahaan tersebut. Selanjutnya bahan ini bisa digunakan sebagai bahan referensi yang dapat membantu mahasiswa dalam mempelajari konsentrasi ilmu Manajemen Sumber Daya Manusia, khusunya dalam masalah analisa jabatan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1.            Kajian Teoritis

Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur. Analisa jabatan menghasilkan dua macam pekerjaan yaitu uraian jabatan (Job Description) dan Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)

A.    Uraian Jabatan (Job Description)

Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi :

a.       Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan

b.      lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas

c.       Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya

d.      Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat

e.       Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja

f.       Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan

g.      Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya

B.     Spesifikasi atau Persyaratan Jabatan

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:

a.       Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja

b.      Persyaratan pengetahuan dan keterampilan

c.       Persyaratan fisik dan mental

d.      Persyaratan umur dan jenis kelamin

C.    Kegunaan Analisa Jabatan

Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:

a.       Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan

b.      Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang

c.       Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru

d.      Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan

e.       Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi

f.       Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja

g.      Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja

2.2.            Sejarah Perusahaan

Perusahaan ini bernama Koperasi Syari’ah BMT Al-Iqtishady yang beralamat di Jalan Kaktus 42 (Lantai 2) Gomong Mataram. Perusahaan ini didirikan bulan Juni 2010 dan berjalan secara informal dengan pencetus awal bernama Ustadz Zainudin, LC, Muhamad Nasir Jaelani, SE, Suryadi J.P. ST yang memiliki modal awal untuk pengelolaan awal sebesar Rp 12,5 juta. Baru setelah bulan November 2010 memiliki badan hukum dan berjalan secara formal karena memiliki badan hukum. Kini pengelolaannya sudah mencapai lebih dari Rp 250 juta.

Gambar 1.1

Bagan Organisasi

Kopersasi Syari’ah BMT Al-Iqtishady

 

2.3.            Deskripsi Pekerjaan

Jabatan yang ada di Koperasi Syari’ah BMT Al-Iqtishady  di antaranya terdapat Manajer, Sekretaris, Bendahara, Bagian Akuntansi & Kasir, Bagian Pendanaan, dan Bagian Pembiayaan. Untuk deskripsi pekerjaan yang akan dipaparkan dapat dirincincikan melalui materi atau data yang sudah diperoleh melalui interview pada objek penelitian terkait yaitu Koperasi Syari’ah BMT Al-Iqtishady.

a)      Identifikasi Jabatan

Untuk memberikan penjelasan mengenai deskripsi pekerjaan, dalam pembahasan ini dilakukan pembatasan yaitu hanya terbatas pada Manajer yang merupakan jabatan tertinggi dalam melakukan pengelolaan dan melaksanakan berbagai pekerjaan dan menjadi subjek dalam penelitian dari makalah ini. Jadi untuk identefikasi mengenai masalah disini adalah Manajer Koperasi Syari’ah BMT Al-Iqtishady.

b)      lkhtisar Jabatan

Manajer merupakan orang yang melakukan aktivitas manajemen, baik perencanaan, pengorganisasian, pengarahan maupun aktivitas dalam melakukan evaluasi. Manajer harus mampu melakukan tugas-tugasnya dengan baik untuk mencapai target-target yang ditetapkan.

c)      Tugas-tugas yang harus dilaksanakan

-    Menyusun rencana strategis untuk pengembangan produk dan SDM

-    Menyusun rencana streategi pengembangan untuk membangun media informasi untuk menarik anggota.

-    Menyusun rencana sterategi sistem promosi, pemasaran, dan rekuitmen karyawan baru.

-    Menyusun rencana pengembangan dan peningkatan kapasitas jaringan

-    Mengkoordinasikan kebutuhan dan pelayanan teknologi terhadap unit-unit di lingkungan usaha, baik untuk kepentingan penyaluran maupun penarikan.

-    Mengkoordinasikan/memfasilitasi unit-unit usaha untuk bekerja sama dengan pihak Eksternal

-    Mengarahkan karyawan agar tetap melaksanakan tugas sesuai dengan aturan yang ada

-    Mengatur sistem kompensasi atau penggajian untuk karyawan.

d)     Kondisi kerja,

Untuk kondisi kerja jabatan Manajer di Koprasi Syrai’ah BMT Al-Iqtishady  cukup mendukung karena berada di daerah Mataram yang tidak terlalu panas atau dingin cuacanya, industri-industi yang menimbulkan kebisingan tidak ada dan lainnya sehingga berdampak positif untuk kondisi kerjanya.

2.4.      Spesifikasi Pekerjaan

a)      Persyaratan utama

-    Mempunyai akidah yang kuat

-    Memiliki akhlak yang baik dilihat dari kacamata islam

b)      Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja

-    Lulusan sarjana strata satu (S1) Jurusan Manajemen

-    Memiliki pengalaman organisasi

-    Pernah mengikuti pelatihan-pelatihan perbankan syari’ah.

c)      Persyaratan pengetahuan dan keterampilan

-    Pernah mengikuti seminar atau work shop ekonomi islam

-    Pernah menjadi ketua di salah satu organisasi kemahasiswaan

d)     Persyaratan fisik dan mental

-    Minimal tinggi 170 cm

-    Memiliki penampilan yang menarik

-    Sehat jasmani dan rohani

-    Tidak memakai kacamata

e)      Persyaratan umur dan jenis kelamin

-    Jenis kelami Laki-laki

-    Minimal 23 tahun

BAB III

PENUTUP

3.1.      Kesimpulan

Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur. Untuk itu analisa jabatan yang menghasilkan deskripsi pekerjaan untuk posisi seorang Manajer di Koperasi Syar’ah BMT Al-Iqtishady  sudah terjabarkan di Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga yang sudah dibuat ketika dicetuskannya pendiriannya. Semua itu bertujuan untuk memperoleh kejelasan mengenai posisi kerja yang dilakukan dalam jabatan Manajer.