PERENCANAAN SDM
Oleh : Haral Azmi
Berbicara tentang
perencanaan sumber daya manusia, yang menjadi fokus perhatian ialah
langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa
bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan,
jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat dalam rangka pencapaian
tujuan dan berbagai sasaran yang telah ditetapkan.
Adapun manfaat perencanaan SDM antara lain:
1)
Organisasi dapat
memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada dalam organisasi secara lebih
baik.
2)
Melalui
perencanaan sumber daya manusia yang matang, produktivitas kerja dari tenaga
yang sudah ada dapat ditingkatkan.
3)
Perencanaan
sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di
masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai
jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktifitas baru kelak.
4)
Salah satu segi
manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah
penanganan informasi ketenagakerjaan.
5)
Rencana sumber
daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja
yang menangani sumber daya manusia dalam organisasi.
Melalui perencanaan SDM
yang baik, maka dapat diketahui berapa jumlah SDM yang tersedia dibandingkan
dengan SDM yang dibutuhkan. Hal ini dapat menjadi informasi untuk memutuskan
apakah harus mempertahankan apabila kondisinya seimbang atau mengurangi apabila
kondisi SDM yang ada lebih besar
Konsep Analisis Pekerjaan
Dessler (1993:85)
mengemukakan bahwa analisis pekerjaan adalah prosedur untuk menentukan
tugas-tugas dan hakikat pekerjaan, serta jenis orang yang perlu diangkat untuk
melaksanakannya, atau dengan kata lain analisis pekerjaan menyediakan data
tentang syarat pekerjaan yang digunakan untuk menyusun uraian pekerjaan (job
description) dan spesifikasi pekerjaan (job specification).
Beban Kerja, Standar Kerja dan Langkah Penerapannya
Menurut Komaruddin (1996 :
235) analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang
yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu
tertentu. Sementara itu menurut Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah
sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit
organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Lebih lanjut,
Menpan (1997 : 5) juga menyatakan, bahwa
pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi
tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang
jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis
jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya.
Beban kerja dapat
dikelompokkan menjadi 1) Beban kerja standar adalah perhitungan waktu kerja
secara efektif kali volume/frekuensi yang ditargetkan dalam satu periode dan 2)
Beban kerja real adalah beban kerja standar yaitu perhitungan waktu kerja
secara efektif kali volume/frekuensi yang ditargetkan dalam satu periode.
Adapun manfaat dari analisis beban kerja, yang dapat digunakan organisasi
antara lain :
1)
Untuk menghitung load
pekerjaan seseorang dalam satu periode waktu tertentu
2)
Untuk menghitung
kebutuhan jumlah tenaga kerja dalam suatu proses atau departemen
3)
Untuk proses
pengajuan penambahan/pengurangan tenaga kerja
4)
Sebagai sarana
pendukung untuk pengajuan kenaikan gaji/intensif
5)
Sebagai alat
evaluasi aplikasi teknologi yang dapat mengurangi beban kerja
Berbicara tentang beban
kerja, tentu tidak terlepas dengan standar kerja, karena Standar kerja (labor
standars) adalah jumlah waktu yang harus digunakan untuk melaksankan
kegiatan tertentu dibawah kondisi kerja normal. Dengan pengukuran kerja maka
organisasi dapat melakukan evaluasi pelaksanaan kerja karyawan, merencanakan
kebutuhan tenaga kerja, menentukan tingkat kapasitas, menentukan harga atau biaya suatu produk,
memperbandingkan metoda-metoda kerja, memudahkan scheduling operasi-operasi
bahkan dapat dijadikan dasar untuk menentapkan upah insentif.
Beberapa metode dapat
digunakan untuk menentukan standar kerja, namun yang paling populer dan mudah
diterapkan adalah metode studi waktu (time study), dengan menggunakan
studi waktu, seorang analis mengambil suatu sampel kecil dari satu kegiatan
karyawan dan menggunakannya untuk menentukan suatu standar bagi organisasi
keseluruhan. Adapun prosedur dalam penggunaan studi waktu adalah :
1)
Menentukan jumlah
siklus
Dimana,
n = Besarnya sampel
pendahuluan
x = waktu-waktu yang
dicatat stopwatch
h = setengah interval
ketelitian
z = deviasi standar
normal untuk tingkat kepercayaan yag diinginkan
2)
Perhitungan Waktu
Siklus rata-rata (CT)/waktu terpilih
3)
Perhitungan waktu
normal
Untuk membuat waktu
terpilih dapat diterapkan untuk semua karyawan, suatu ukuran kecepatan/rating
factor (RF) harus dimasukkan untuk menormalkan pekerjaan. Aplikasi RF
tertentu pada waktu terpilih disebut waktu normal. Bila karyawan yang diteliti
bekerja lebih cepat daripada karyawan rata-rata, maka bentuk persamaannya
adalah :
NT = CT (RF)
Bila karyawan diteliti
untuk suatu periode waktu dan memproduksi sejumlah unit produk selama waktu
itu, maka bentuk persamaan normal menjadi :
4)
Penghitungan
waktu standar
Diperoleh melalui
penambahan waktu normal dengan cadangan-cadangan untuk kebutuhan pribadi :
ST = NT ( 1 + waktu cadangan )
Dari waktu standar yang telah ditetapkan organisasi
maka dapat menjadi dasar untuk menghitung beban kerja karyawan baik secara
individu maupun divisi/kelompok. Sedangkan alat bantu yang dapat digunakan
untuk pengukuran beban kerja antara lain.
1)
Bagan Proses
Aliran (Mapping Process Chart)
Bagan ini menggambarkan
urutan operasi, baik gerakan pekerja maupun aliran material. Bagan ini
bermanfaat dalam memperlihatkan bagian proses yang tidak produktif, seperti
penundaan (delay), penyimpanan sementara, dan untuk mengetahui panjang
pendeknya jarak yang ditempuh. Analis harus menguji apakah penundaan dapat
dihindarkan, apakah penyimpanan sementara memang perlu, atau seberapa sering
terjadi pemindahan/transportasi itu bisa diminimalkan. Pengurangan atau peniadaan
waktu tunda, penyimpanan sementara, maupun tranportasi akan mengurangi waktu
proses total.
2)
Bagan
Pekerja-mesin (Worker-machine Chart)
Bagan ini menggambarkan
suatu siklus kerja dimana pekerjaan dan mesin sibuk atau menganggur. Analis
dapat dengan mudah mengetahui kapan pekerja dan mesin bekerja secara bersamaan
atau bekerja secara sendirisendiri (independen). Salah satu dari
kegunaan dari bagan ini untuk mengetahui berapa mesin/peralatan yang dapat
ditangani oleh seorang pekerja, atau sebaliknya. Bagan ini sering disebut juga
dengan bagan multiaktivitas.
3)
Bagan
Proses-kelompok (Gang-process Chart)
Bagan proses kelompok merupakan jenis lain dari bagan
multiaktivitas, yang menggambarkan kesibukan beberapa pekerja dan mesin yang
bekerja bersama-sama dalam suatu kelompok. Bagan ini bermanfaat untuk mengkoordinasikan kegiatan sekelompok pekerja
dan untuk mengetahui tingkat kesibukan dari masing-masing pekerja. Dengan
menggunakan bagan proses-kelompok dapat diketahui pekerja mana yang memiliki waktu
kosong cukup besar, yang jika mungkin, dilakukan pengaturan pekerja yang banyak
memiliki waktu kosong membantu pekerja yang waktunya padat, sehingga secara
keseluruhan waktu proses bisa diminimalkan, atau diperoleh keseimbangan beban
kerja yang lebih merata diantara para pekerja dalam kelompok tersebut, sehingga
secara formula, menghitung beban kerja
adalah :
Beban Kerja = Σ Waktu Pengerjaan X
Frekuensi ( Volume )
dimana :
Σ waktu mengerjakan = lama waktu yang digunakan
untuk mengerjakan
Frekuensi/volume = jumlah siklus pekerjaan yang
harus dilakukan
Sedangkan untuk
menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai di Unit adalah Total Beban Kerja Unit dalam
1 tahun Jam Kerja efektif Per Orang Per Tahun
dimana :
Total Beban Kerja
Unit dalam 1 tahun = Penjumlahan beban kerja individu di Unit
Jam Kerja Efektif
dalam 1 tahun:
Jam kerja efektif
1 hari = 7 jam
Jam kerja efektif
1 tahun = 235 hari
Jadi jam kerja
efektif = 7 X 235 hari
= 1645 jam
Secara lengkap tahapan
dalam menghitung beban kerja dapat dilakukan melalui :
1)
Melakukan mapping
business untuk mengidentifikasi detail proses. Mapping business merupakan
representasi secara grafis dari proses, yang menunjukkan serangkaian langkah,
tugas, atau pekerjaan yang mengkonversikan input menjadi output. Manfaat dari mapping
business adalah untuk membuat permasalahan lebih jelas, menggambarkan bagaimana
masalah saat ini terjadi, mencari/mengembangkan peluang improvement dan
sebagai alat untuk analisis beban kerja.
2)
Melakukan
identifikasi proses kerja hasil mapping proses ( detail pekerjaan) .
Mengisi form RACI Matrix Standar. Diperoleh beban kerja dari core process.
RACI diartikan Responsible, Accountable, Consulted dan Informed (Responsible
artinya individu yang tepat menjalankan tugas/aktivitas, pelaksana atau
yang bertanggung jawab untuk implementasi, Accountable artinya seorang
yang bertanggung jawab dan mempunyai kewenangan penuh. Hanya ada satu yang
bertanggung jawab dalam setiap tugas /aktivitas, Consulted artinya
individu yang dapat dimintai saran/pendapat/nasehat sebelum keptusan dilakukan
dan Informed artinya individu-individu yang butuh diinformasikan setelah
keputusan ditetapkan). RACI merupakan suatu cara untuk menguji tahapan proses, tugas, aktivitas, usaha, keputusan atau inspeksi
untuk menetapkan siapa yang accountable, responsible, consulted
dan informed, RACI dapat digunakan untuk menentukan persoalan yang
fundamental terkait proses kerja. Manfaat dari RACI antara lain : mendorong team
work dalam mengklarifikasi tugas dan tanggung jawab, menghilangkan
duplikasi kerja, mengurangi mis
understanding, meningkatkan komunikasi memastikan setiap orang yang
terlibat tidak lepas tanggung jawab, memperjelas kepemilikan process,
membantu klarifikasi aktivitas dan tugas dalam process, mengurangi
keputusan yang tidak tepat dengan memastikan orang yang tepat yang terlibat dan
mengklarifikasi batasan tugas dan keterkaitan process.
3)
Mengidentifikasi
aktivitas supporting process ( meeting di luar bagian, penugasan
keluar, kepanitiaan, dll) dan aktivitas terkait pengembangan (training
internal, training external, dll).
4)
Memerinci beban
kerja individu hasil penghitungan pada proses b dan hasil penghitungan pada
proses c
5)
Merekap hasil
perhitungan beban kerja menggunakan form Rekap beban kerja standar per bagian /
divisi, dari setiap beban individu selanjutnya dapat direkap dalam form beban
kerja perbagian/divisi sehingga beban kerja per individu dan per bagian/divisi
dapat diketahui selanjunya sebagai dasar dalam perencanaan apakah bagian/divisi
tersebut perlu menambah atau mengurangi SDM-nya
SIMPULAN
Analisa beban kerja adalah
proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan
untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis
beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa
jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang
petugas, sedangkan standar kerja (labor standars) adalah jumlah waktu
yang harus digunakan untuk melaksanakan kegiatan tertentu dibawah kondisi kerja
normal. Dengan pengukuran kerja maka organisasi dapat melakukan evaluasi
pelaksanaan kerja karyawan, merencanakan kebutuhan tenaga kerja, menentukan
tingkat kapasitas, menentukan harga atau
biaya suatu produk, memperbandingkan metoda-metoda kerja, memudahkan scheduling
operasi-operasi bahkan dapat dijadikan dasar untuk menetapkan upah insentif
. Bagi organisasi tentu mempunyai tujuan dalam efisiensi dan efektifitas baik
SDA maupun SDM, keterkaitan dengan pengelolaan SDM yang optimal maka perlu
kiranya organisasi mengaplikasikan work analysis atau analisis beban
kerja, karena dengan mengetahui beban kerja baik indibidu dan atau divisi maka
diharapkan organisasi dapat melakukan proses perencanaan SDM mulai dari prinsip
dan konsep perencanaan, strategi, metode
dan pendekatan, mampu memahami Business Mapping process dalam kaitan
dengan analisa beban kerja dan mampu mengetahui kebutuhan organisasi dan atau
departemen dalam merencanakan kebutuhan SDM-nya, sehingga organisasi dapat
memutuskan apakah perlu menambah atau mengurangi SDM agar produktivitas
organisasi tetap terjaga.
